İletişimi Engelleyen Başlıca Hususlar

İletişimi Engelleyen Başlıca Hususlar

1)      Fiziksel ve teknolojik hususlar

2)      Sosyo-psikolojik hususlar

Fiziksel ve teknolojik olarak iletişimde sorun yaratanlar tahmin edilebileceği üzere mesajın mekanik olarak iletimine engel olurlar. Yani mesaj ya hiç iletilemez ya da mekanik bir gürültü, bağlantının sık sık kopması, haberleşmenin tümden kesilmesi vb durumlardır. Mesaj alıcıya ya hiç iletilemez ya da tam olarak veya zamanında iletilemez. Bunlar tamiri ve düzeltilmesi nispeten kolay hususlardır. Bizim açımızdan önemli olan sosyo-psikolojik faktörlerdir. Bunların aşılması çok daha zor ve zahmetlidir. Üzerinde ayrıntılı duracağız.

İletişimi Engelleyen Sosyo-Psikolojik Faktörler

a)      Kişisel Engeller

b)      Dil Güçlükleri

c)      Yetersiz Dinleme

d)      İfade Yetersizliği

e)      Geri Bildirimden Kaynaklanan Zorluklar

Şimdi bu faktörlere yakından bakalım ve nasıl giderilebileceklerini öğrenelim:

a)      Kişisel Engeller

İletişimin iki temel unsurunun “gönderici” ve “alıcı” olduğunu söylemiştik. Kişisel engeller dediğimiz sorun tam da burada söz konusu olan iki kişinin birbirinden tamamen farklı kişisel özelliklere sahip olmalarından doğmaktadır. Kişisel tarihleri, büyüdükleri sosyo-kültürel ortamlar, gelenek ve inançları, kültür düzeyleri, duygusal durumları, idealleri ve tutkuları, alışkanlıkları vs birbirinden tamamen farklı iki ayrı insan. İşte bu farklılık, gönderen açısından bakarsak, oluşturulan mesajın niteliğini, seçilen sembolleri, ifade biçimini belirlerken, alıcı açısından da mesajın içeriğini algılama, değerlendirme ve anlama biçemini belirleyecektir. Alıcının göndericinin mesajıyla iletmek istediği her şeyi algılayamayabileceğini, her hususu aynı önemle değerlendirmeyeceğini tahmin etmek hiç de zor olmasa gerek. Bunun ötesinde gönderici ve alıcı arasında var olan veya olmayan güvenin ve inancın da mesajın alıcı tarafından doğru ve yeterli ölçüde algılanıp, değerlendirilmesinde etkili olacağı unutulmamalıdır.

Bu nedenle “gönderici” mesajını oluştururken hu hususları aklında bulundurmalı ve özellikle iletmek istediği noktalara özel vurgular yaparak, altını çizerek, başka biçimlerde yeniden ifade ederek (reformülasyon) mesajı desteklemelidir. Alıcının dikkatini önemle vurgulamak istediği semboller üzerinde yoğunlaştırmalıdır.

b)      Dil Güçlükleri

İletişim araçları içerisinde en önemli olanı dil’dir. Yani insanın lisanıdır. Kişinin ana diline hakim olması, lisanının inceliklerini bilmesi, özelliklerini ve imla kurallarını yerli yerince kullanması iletişimde son derece önemlidir. Bazı kelimeler birden çok anlam taşıyabilir. Mesajı oluşturan cümlelerin içinde doğru sözcüğü doğru yerde ve doğru anlamda kullanmak gereklidir. Bir başka durumda alıcı, göndericinin kullandığı bir sözcük veya kavramdan habersiz olabilir. Bu durumda alıcı bilmediği bu sözcük ya da kavram ile ilgili yorumda bulunacaktır. Yani bu sözcüğü bambaşka bir anlamda değerlendirebilecek ve ona başka bir anlam yakıştırabilecektir.

Bütün bu yanlış veya eksik anlama risklerini ortadan kaldırmanın yolu belli kavramları farklı sözcüklerle tekrar tanımlamak olabilir. Özellikle farklı algılanıp değerlendirilmesinden kuşkulanılan hususları yaygın olarak kullanılan kelimelerle ifadelendirmek sorunların giderilmesinde etkili olacaktır.

Kelimeler yanında şemalar, grafikler, çizim ve resimlerle desteklenen mesaj büyük ölçüde yanlış ya da eksik anlaşılma riskinden kurtulacaktır.

Özellikle resimler ve şekillerin kullanımı yüz yüze iletişimde yanlış anlamaların giderilmesinde oldukça etkili olan yöntemlerdir.

Bunun yanında vücut dili de yüz yüze iletişimde oldukça önemli bir role sahiptir. El sıkma, yüz ifadesi, mimikler vb hal ve tutumlar sözlü ifademizi destekleyen etmenlerdir.

Vücut dili bazen insanın söylediği ile yaptığı arasındaki farkı ortaya koyar.

c)      Yetersiz Dinleme

Çoğu zaman biz konuşurken karşımızdaki insanın bizi dinlemediğini fark ederiz. Bazen insanlar karşılarındakini dinlemek yerine bir an önce onun bitirmesini ve kendi söylemek istediklerine sıranın gelmesini sabırsızca beklerler. Hatta bazı kişiler karşısındakinin ne söylediğiyle ilgilenmez bile. Oysa iletişimin doğru zeminde ve süreklilik arz edebilmesi için temel şarttır dinlemek. Dinlememek ve dahası karşımızdakinin meramını tam olarak anlatmasını beklemeden kendi düşünce ve fikirlerimizi söylemekte acele etmek başlı başına sorunlu bir davranıştır ve etkin iletişimin önündeki en büyük engeldir.

Bütün bu olumsuzlukları yaşamamak için en başta iyi bir dinleyici olmak gerekmektedir. “Söz gümüş ise sükût(dinlemek) altındır” atasözümüz tam da buna işaret etmektedir.

Etkin bir iletişim için kişi mesaj aldığı kimseye cevap vermeden önce aldığı mesajı kelime ve duygular bakımından tekrarlamalıdır. Alıcı mesaj gönderenin durumunu kendi kelimeleri ile yeniden ortaya koyarak (formüle ederek) algı ve değerlendirmesinin doğru olup olmadığını sınayabilir. Bu karşıdakinin mesajını bire bir tekrarlamak demek değildir.

Ayrıca bu tutum kişinin karşısındakinin fikir ve düşüncelerini dinlediğini ve onlara önem verdiğini gösterir. Böylece iletişim halindeki iki insan arasında bir güven de tesis edilir.

Doğru dürüst dinlemeden sık sık kesilen sözler, ama, fakat, evet ama vb şekildeki ifadeler hem iletişimi engeller ve hem de son derece olumsuz bir atmosfer yaratırlar.

d)      İfade Yetersizliği

İnsanlar genellikle vermek istedikleri mesaja ilişkin kurdukları cümleleri, kendi bildikleri, haberdar oldukları olay ve durumdan karşıdaki de aynı derecede bilgi sahibi ve haberdarmış gibi davranırlar. Bu durum onların ifadelendirmelerinin yetersiz olmasına yol açar.  Oysa hem muhatabımız bizim bildiklerimizi bilmiyor olabilir hem de detaylı ve uzun bir anlatımla daha doğru bir algı ve değerlendirme yapabilen birisi olabilir. Bazı kimseler kısaca anlatılanları çabucak anlasa da bazı başka kimseler daha uzun anlatıma ihtiyaç duyabilirler.

Burada dikkat edilmesi gereken iki husus vardır. 1) mesajı gereksiz ayrıntılara boğarak özü kaybetmemeliyiz. Ancak öte yandan;  2) mesajımızı tam ve doğru algı ve değerlendirmeye elvermeyecek kadar kısa ve fakir bırakmamalıyız.

e)      Geri Bildirimden Kaynaklanan Zorluklar

Geri bildirim mesajın tam ve doğru bir şekilde alınıp alınmadığı konusunda göndericiye bilgi vermektedir. Böylece gönderici bir sonraki adımını planlar ya da bir sonraki adıma geçmeden önce eğer var ise eksik veya yanlış algı ve değerlendirmeyi düzeltmek için yeni bir mesaj hazırlar. Geri bildirim sadece bir kişi ile bir başka kişi arasındaki iletişimde değil bir kişi ile belli bir topluluk (üyeler, çalışanlar, partililer, öğrenciler, seçmenler, toplum vs) arasındaki iletişimin etkinliği konusunda göndericiye yol gösterir.

Gönderici, hedef kitlesini nasıl, ne derece etkilediği, onlarda ne gibi davranış ve tutum değişiklikleri yarattığı, istediği hedefe ulaşmada hangi aşamada olduğu veya ne ölçüde başarılı olduğu konusunda bilgilenmek için geri bildirime ihtiyaç duyar. Böylece bir takım düzeltmeler yapabilecek ve hedefe ulaşmak için yeni tedbirler alabilecektir.

Geri bildirim mesajın yansıtılmasıdır. Bu nedenle bir değerleme işlemi değildir. Tam tersine alınan mesajın yeniden tanımlanmasıdır. Böyle olmak yerine, yani tanımlamak yerine mesajı değerleyerek geri bildirimde bulunmak göndericinin tepkisine ve savunmaya geçmesine neden olabilir. Bu nedenle geri bildirimde bulunurken alınan mesajın nötr olarak yani değerlendirmeden göndericiye ulaştırılmasına dikkat edilmelidir. Bu iletişimin kesilmemesi ve ilişkilerin bozulmaması açısından önemlidir.

Geri bildirimde bulunurken genellemelerden kaçınmalı, mesajın özüne dair bir yansıtmada bulunmalıdır. Bir örnek vermek gerekirse;

“Siz despot bir insansınız” demek yerine, “Az önceki davranışınızla emrivaki yaptığınızı düşünüyorum” diyebilirsiniz.

Geri bildirimde bir diğer önemli nokta geri bildirimin zamanında yapılmasıdır. Yani mesaj alındıktan hemen sonra.  Ancak o zaman gönderici üzerinde istenilen etki uyandırılabilecektir.